PENDIDIKAN

Lembaga Kursus Pintar Bersama

Lembaga kursus bahasa dan komputer multi-cabang, Yogyakarta

Lembaga Kursus Pintar Bersama memiliki 3 cabang di Yogyakarta dan 1 di Solo, dengan program kursus bahasa Inggris, Mandarin, dan komputer. Mereka mengandalkan 12 pengajar tetap dan 8 pengajar mitra paruh waktu. Dengan jadwal kelas yang berganti setiap bulan dan ratusan siswa aktif, koordinasi adalah sumber stres terbesar bagi manajer operasional mereka.

25 Orang, 4 Cabang, Ratusan Jadwal — Tanpa Sistem

Setiap awal bulan adalah chaos. Jadwal pengajar dibuat manual di spreadsheet, lalu dibagikan via WhatsApp ke masing-masing pengajar. Perubahan mendadak — pengajar sakit, siswa minta reschedule, ruangan double-booking — harus dikomunikasikan ulang satu per satu. Tagihan SPP siswa direkap manual oleh admin tiap cabang dan dilaporkan via email ke pusat. Tidak jarang ada siswa yang menunggak berbulan-bulan tanpa diketahui karena data tidak sinkron antar cabang.

Bagaimana Mereka Menemukan Viscollab

Manajer Operasional mereka, Dewi Rahayu, mencari solusi setelah kejadian memalukan: dua pengajar datang ke kelas yang sama di waktu yang sama karena koordinasi jadwal yang kacau. Ia menemukan Viscollab lewat rekomendasi di grup komunitas pengelola kursus di Facebook. Yang membuatnya yakin adalah kemampuan platform untuk mengelola banyak proyek (cabang) sekaligus dengan satu akun, dengan harga flat yang jauh lebih hemat dibanding solusi internasional.

Perubahan yang Terjadi

Setiap cabang dijadikan satu 'proyek' di Viscollab. Jadwal pengajar dibuat sebagai tugas berulang dengan penugasan jelas. Pengajar mitra mendapat akses terbatas — mereka hanya bisa melihat jadwal dan tugas mereka sendiri. Tagihan dan invoice dibuat dari platform dan dikirim ke orang tua siswa via email. Laporan keuangan per cabang bisa direkap dalam hitungan menit dari satu dashboard.

Hasilnya

• Double-booking jadwal tidak pernah terjadi lagi sejak bulan pertama
• Waktu pembuatan jadwal bulanan turun dari 8 jam menjadi 1.5 jam
• Tingkat penagihan SPP tepat waktu naik dari 67% menjadi 94%
• Pengajar mitra merasa lebih profesional karena dapat jadwal dan brief digital
• Laporan ke dinas pendidikan lebih mudah karena data sudah terdokumentasi rapi