KESEHATAN

Klinik Sehat Bersama

Klinik kesehatan umum dan gigi, Depok

Klinik Sehat Bersama adalah klinik swasta yang melayani pasien umum, gigi, dan laboratorium di Depok. Dengan 4 dokter, 6 perawat, dan tim administrasi, mereka melayani rata-rata 80-120 pasien per hari. Di luar layanan medis, ada satu bagian yang selalu berantakan: manajemen vendor dan pengadaan alat/obat, serta koordinasi antar departemen untuk proyek operasional.

Ketika Obat Kehabisan Tapi Tidak Ada yang Tahu

Sistem pengadaan mereka bergantung pada catatan manual apoteker dan ingatan kepala klinik. Beberapa kali terjadi kasus kritis: obat tertentu habis di hari yang ramai, atau alat medis rusak tapi permintaan perbaikannya 'tenggelam' di WhatsApp dan tidak ditindaklanjuti. Selain itu, koordinasi proyek internal seperti renovasi ruangan, pelatihan staf, dan akreditasi klinik sering kacau karena tidak ada sistem tugas yang jelas.

Bagaimana Mereka Menemukan Viscollab

Kepala Klinik, dr. Santi Wulandari, menemukan Viscollab saat mencari platform manajemen proyek yang bisa digunakan untuk persiapan akreditasi KARS. Ia awalnya hanya ingin alat untuk mengelola checklist akreditasi, tapi kemudian menyadari bahwa platform ini bisa menyelesaikan lebih banyak masalah operasional sekaligus — termasuk pengadaan vendor dan koordinasi staf.

Perubahan yang Terjadi

Tim administrasi membuat proyek 'Pengadaan Rutin' dengan tugas berulang untuk setiap jenis pengadaan. Stok menipis langsung dicatat sebagai tugas dengan prioritas tinggi dan assigned ke apoteker dan purchasing. Vendor utama dimasukkan ke CRM sehingga riwayat pesanan dan kontrak bisa dilacak. Proyek akreditasi dibuat dengan checklist ratusan item yang dibagi per departemen — setiap kepala departemen bertanggung jawab atas bagiannya.

Hasilnya

• Tidak ada lagi kejadian kehabisan obat mendadak sejak sistem pengadaan terjadwal
• Persiapan akreditasi KARS selesai 3 minggu lebih cepat dari target
• Permintaan perbaikan alat tertangani rata-rata dalam 24 jam (sebelumnya 3-5 hari)
• Koordinasi 4 dokter dengan jadwal berbeda jauh lebih mudah
• Laporan operasional bulanan ke pemilik klinik bisa dibuat dalam 30 menit