EKSPOR

Rempah Nusantara Export

Eksportir rempah dan produk herbal ke Eropa dan Timur Tengah, Surakarta

Rempah Nusantara Export adalah perusahaan ekspor rempah-rempah — kayu manis, lada, cengkeh, dan produk herbal — ke buyer di Belanda, Jerman, Arab Saudi, dan Uni Emirat Arab. Dengan 17 karyawan termasuk tim quality control, logistik, dan administrasi ekspor, mereka mengelola 8-15 kontrak ekspor aktif secara bersamaan, masing-masing dengan dokumen kepabeanan, sertifikasi, dan jadwal pengiriman yang berbeda.

Dokumen yang Salah Satu Bisa Tahan Kontainer di Pelabuhan

Setiap ekspor membutuhkan belasan dokumen: packing list, invoice proforma, certificate of origin, phytosanitary certificate, bill of lading, dan lainnya. Koordinasi untuk memastikan semua dokumen lengkap dan tepat waktu adalah pekerjaan yang sangat melelahkan. Pernah satu kali, kontainer senilai Rp 380 juta tertahan di Pelabuhan Tanjung Perak selama 4 hari karena satu dokumen sertifikasi organik kurang tanda tangan. Demurrage dan biaya keterlambatan mencapai belasan juta rupiah.

Bagaimana Mereka Menemukan Viscollab

Direktur operasional Ibu Sari Dewi mencari solusi manajemen proyek yang bisa mengelola proses ekspor yang kompleks dengan banyak dokumen dan pihak yang terlibat. Viscollab direkomendasikan oleh konsultan logistik yang membantu mereka mengurus sertifikasi. Yang menarik baginya: kemampuan melampirkan dokumen langsung ke tugas, dan fitur CRM untuk mengelola data buyer internasional.

Perubahan yang Terjadi

Setiap kontrak ekspor adalah satu proyek di Viscollab dengan checklist dokumen lengkap. Setiap dokumen yang perlu disiapkan adalah tugas dengan deadline dan penanggung jawab. Dokumen bisa di-upload langsung di dalam tugas. Buyer internasional mendapat portal terbatas untuk melihat status persiapan pengiriman dan mengunduh dokumen yang mereka butuhkan. CRM menyimpan histori komunikasi dan preferensi setiap buyer.

Hasilnya

• Tidak ada lagi kontainer tertahan karena dokumen tidak lengkap
• Waktu persiapan dokumen per shipment turun dari 5 hari menjadi 2 hari
• Buyer Eropa mengapresiasi transparansi status shipment melalui portal
• 2 buyer baru berhasil di-close karena proposal lebih profesional dan terstruktur
• Audit sertifikasi organik lebih mudah karena histori dokumen lengkap tersimpan